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Guide des droits et des démarches administratives

Charges à payer par le locataire (charges « locatives ou récupérables)
Fiche pratique

Les charges locatives (ou charges récupérables) sont des dépenses dues par le locataire, mais initialement payées par le propriétaire. Le propriétaire se fait rembourser ces dépenses par le locataire. Selon qu'il s'agit d'un bail d'habitation (vide ou meublé) ou d'un bail mobilité, le paiement de ces charges par le locataire se fait soit par le versement de provisions pour charges avec régularisation annuelle, soit par forfait.

Logement loué vide

Les charges locatives (ou charges récupérables) sont des dépenses payées initialement par le propriétaire. Le propriétaire se fait rembourser par le locataire.

Exemple
Charge récupérable : eau utilisée par la personne assurant le nettoyage des parties communes de l'immeubleCharge non récupérable : électricité utilisée par le locataire dans le logement (chaque locataire doit souscrire un abonnement auprès d'une entreprise distributrice)

Employé d'immeuble (non logé sur place) ou gardien/concierge (habitant sur place)

Le salaire versé à l'employé d'immeuble, et les charges sociales et fiscales qui y sont liées, sont récupérables en totalité (à 100 %) par le propriétaire.

Mais certaines dépenses ne font pas partie des charges récupérables :

  • Salaire en nature

  • Intéressement et la participation aux bénéfices de l'entreprise

  • Indemnités et primes de départ à la retraite

  • Indemnités de licenciement

  • Cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comité d'entreprise

  • Participation de l'employeur au comité d'entreprise

  • Participation de l'employeur à l'effort de construction

  • Cotisation à la médecine du travail

Le salaire versé au gardien et les charges sociales et fiscales qui y sont liées sont récupérables par le propriétaire à :

  • 75 % de leur montant, si le gardien assure le nettoyage des parties communes et sort les containers de poubelles,

  • 40 % de leur montant, s'il n'assure que l'une ou l'autre des ces 2 tâches.

Toutefois, certaines dépenses ne font pas partie des charges récupérables :

  • Salaire en nature

  • Intéressement et participation aux bénéfices de l'entreprise

  • Indemnités et primes de départ à la retraite

  • Indemnités de licenciement

  • Cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comité d'entreprise

  • Participation de l'employeur au comité d'entreprise

  • Participation de l'employeur à l'effort de construction

  • Cotisation à la médecine du travail

Ascenseurs et monte-charge

Certaines dépenses concernant l'ascenseur peuvent être répercutées sur le locataire. Notamment :

  • Électricité

  • Exploitation de l'appareil (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents)

  • Fourniture de produits ou petits matériel d'entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d'éclairage de la cabine)

  • Menues réparations de la cabine (changement boutons d'envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques) et des fusibles

À savoir
Le contrôle technique à réaliser tous les 5 ans n'est pas une charge récupérable par le propriétaire.

Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

Certaines dépenses concernant l'eau et le chauffage sont récupérables sur le locataire, notamment :

  • Eau froide et chaude de l'ensemble des occupants

  • Eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes, y compris la station d'épuration

  • Eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs

  • Produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau

  • Fourniture d'énergie quelle que soit sa nature

  • Exploitation des compteurs généraux et individuels et à l'entretien des épurateurs de fumée

  • Réparation des fuites sur joints

Installations individuelles

Concernant les installations individuelles, les dépenses restant à la charge du locataire concernent notamment les éléments suivants :

  • Chauffage et production d'eau chaude

  • Distribution d'eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d'eau)

Parties communes intérieures

Les dépenses restant à la charge du locataire dans les parties communes de l'immeuble concernent notamment celles concernant les éléments suivants :

  • Électricité

  • Fourniture de produits d'entretien (balais et sacs nécessaires à l'élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection

  • Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures

  • Réparation des appareils d'entretien de propreté tels que l'aspirateur

  • Frais de personnel d'entretien

Espaces extérieurs

Pour les espaces extérieurs, certaines dépenses sont à la charge du locataire, notamment les dépenses d'exploitation et d'entretien des éléments suivants :

  • Voies de circulation

  • Aires de stationnement

  • Abords des espaces verts

  • Équipements de jeux pour enfants

Taxes et redevances

Les dépenses restant à la charge du locataire sont notamment les suivantes :

Attention
dans le cas d'un logement social (exemple : HLM), cette liste peut être complétée par ce que prévoit un accord collectif.

Le paiement des charges se fait par provisions (avances régulières de même montant), avec une régularisation annuelle.

Le montant des charges locatives récupérées par le propriétaire doit être justifié.

Provisions et justificatifs

Les provisions pour charges mensuelles sont fixées en se fondant sur le budget prévisionnel et les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

À savoir
Dans un immeuble doté de dispositifs d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur la consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.

Régularisation annuelle et justificatifs

Les charges doivent être régularisées au moins 1 fois par an en comparant :

  • Le total des provisions déjà demandées par le propriétaire au locataire

  • Et les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année

À savoir
Dans un immeuble, lorsque le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre au locataire, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau que lui a communiqué la commune ou l'EPCI compétent (le syndic, lorsque le logement est dans un immeuble en copropriété.

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit reverser le trop-perçu au locataire. Dans le cas contraire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) demande un complément.

Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire doit communiquer au locataire les informations suivantes :

  • Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)

  • Le mode de répartition des charges entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur le mode de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude collective.

Sur demande du locataire, le propriétaire doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

Durant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives.

À savoir
En cas de difficultés à payer ses charges, le locataire peut demander au propriétaire des délais de paiement. Si le locataire et le propriétaire ont du mal à se parler, il est possible de faire appel (gratuitement) à un conciliateur de justice pour qu'il les aide à trouver ensemble la meilleure solution.

Régularisation tardive

Si la régularisation n'a pas été effectuée avant le 31 décembre de l'année qui suit l'année où elles sont exigibles, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Le propriétaire peut réclamer pendant 3 ans le paiement des charges ou des loyers, y compris après le départ définitif du locataire du logement. Par exemple, des charges datant de juillet 2022 peuvent être réclamées par le propriétaire jusqu'en juillet 2025.

À savoir
Ce délai s'applique aussi au locataire qui a payé trop de charges et veut se faire rembourser le trop-versé.

La régularisation tardive des charges est possible quelles qu'en soient la cause :

  • Oubli

  • Ignorance

  • Négligence

Mais le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel de charges tardif s'il considère qu'il est déloyal, brutal et consécutif d'une faute du propriétaire dans l'exécution du bail (par exemple, lorsque le locataire a demandé la régularisation des charges et que le propriétaire ne lui a pas répondu).

Lorsque la régularisation des charges n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Pour cela, il doit envoyer une lettre au propriétaire par courrier recommandé avec accusé de réception. Il peut utiliser le modèle de lettre suivant :

Le propriétaire peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers qui lui est dû.

Ce délai s'applique aussi au locataire qui a payé trop de charges et souhaite se faire rembourser le trop versé.

Par exemple, une dette de loyer (ou de charges) datant de juillet 2021 peut être réclamée jusqu'en juillet 2024.

À savoir
si le propriétaire n'a pas révisé le loyer à la date prévue dans le bail, il peut le faire dans l'année qui suit uniquement.

Logement loué meublé

Les charges locatives (ou charges récupérables) sont des dépenses payées initialement par le propriétaire. Le propriétaire se fait ensuite rembourser par le locataire.

Exemple
Charge récupérable : eau utilisée par la personne assurant le nettoyage des parties communes de l'immeubleCharge non récupérable : électricité utilisée par le locataire dans le logement (chaque locataire doit souscrire un abonnement auprès d'une entreprise distributrice)

Employé d'immeuble (non logé sur place) ou gardien/concierge (habitant sur place)

Le salaire versé à l'employé d'immeuble, et les charges sociales et fiscales qui y sont liées, sont récupérables en totalité (à 100 %) par le propriétaire.

Mais certaines dépenses ne font pas partie des charges récupérables :

  • Salaire en nature

  • Intéressement et la participation aux bénéfices de l'entreprise

  • Indemnités et primes de départ à la retraite

  • Indemnités de licenciement

  • Cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comité d'entreprise

  • Participation de l'employeur au comité d'entreprise

  • Participation de l'employeur à l'effort de construction

  • Cotisation à la médecine du travail

Le salaire versé au gardien et les charges sociales et fiscales qui y sont liées sont récupérables par le propriétaire à :

  • 75 % de leur montant, si le gardien assure le nettoyage des parties communes et sort les containers de poubelles,

  • 40 % de leur montant, s'il n'assure que l'une ou l'autre des ces 2 tâches.

Toutefois, certaines dépenses ne font pas partie des charges récupérables :

  • Salaire en nature

  • Intéressement et participation aux bénéfices de l'entreprise

  • Indemnités et primes de départ à la retraite

  • Indemnités de licenciement

  • Cotisation à une mutuelle prise en charge par l'employeur ou par le comité d'entreprise

  • Participation de l'employeur au comité d'entreprise

  • Participation de l'employeur à l'effort de construction

  • Cotisation à la médecine du travail

Ascenseurs et monte-charge

Certaines dépenses concernant l'ascenseur peuvent être répercutées sur le locataire. Notamment :

  • Électricité

  • Exploitation de l'appareil (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents)

  • Fourniture de produits ou petits matériel d'entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d'éclairage de la cabine)

  • Menues réparations de la cabine (changement boutons d'envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques) et des fusibles

À savoir
Le contrôle technique à réaliser tous les 5 ans n'est pas une charge récupérable par le propriétaire.

Eau froide, eau chaude et chauffage collectif

Certaines dépenses concernant l'eau et le chauffage sont récupérables sur le locataire, notamment :

  • Eau froide et chaude de l'ensemble des occupants

  • Eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes, y compris la station d'épuration

  • Eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs

  • Produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau

  • Fourniture d'énergie quelle que soit sa nature

  • Exploitation des compteurs généraux et individuels et à l'entretien des épurateurs de fumée

  • Réparation des fuites sur joints

Installations individuelles

Concernant les installations individuelles, les dépenses restant à la charge du locataire concernent notamment les éléments suivants :

  • Chauffage et production d'eau chaude

  • Distribution d'eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d'eau)

Parties communes intérieures

Les dépenses restant à la charge du locataire dans les parties communes de l'immeuble concernent notamment celles concernant les éléments suivants :

  • Électricité

  • Fourniture de produits d'entretien (balais et sacs nécessaires à l'élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection

  • Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures

  • Réparation des appareils d'entretien de propreté tels que l'aspirateur

  • Frais de personnel d'entretien

Espaces extérieurs

Pour les espaces extérieurs, certaines dépenses sont à la charge du locataire, notamment les dépenses d'exploitation et d'entretien des éléments suivants :

  • Voies de circulation

  • Aires de stationnement

  • Abords des espaces verts

  • Équipements de jeux pour enfants

Taxes et redevances

Les dépenses restant à la charge du locataire sont notamment les suivantes :

Le type de bail détermine en partie le mode de paiement des charges récupérables :

Dans le cas d'un bail mobilité, les charges locatives sont payées au propriétaire sous la forme d'un forfait versé simultanément au loyer.

Le montant du forfait doit être inscrit dans le bail. Il ne peut pas être manifestement disproportionné au regard du montant de charges appliqué au précédent locataire.

Le forfait ne peut pas donner lieu à un complément à verser ou à une régularisation ultérieure.

Son montant peut être révisé chaque année aux mêmes conditions que le loyer principal.

Son versement est fait en même temps que le loyer. La périodicité du versement est prévue dans le bail.

Chaque mois, le propriétaire doit transmettre l'évaluation de la consommation de chaleur, de froid, d'eau chaude sanitaire du logement, lorsque l'immeuble est doté de compteurs individuels d'énergie thermique télé-relevables, d'appareils de mesure télé-relevables permettant de déterminer la quantité de froid, d'un dispositif d'individualisation des frais d'eau chaude sanitaire.

Lorsque le logement se trouve dans une copropriété, le propriétaire doit transmettre les informations qu'il reçoit du syndic.

Le montant des charges locatives récupérées par le propriétaire doit être justifié.

Provisions et justificatifs

Les provisions pour charges mensuelles sont fixées en se fondant sur le budget prévisionnel et les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

Dans un immeuble doté de dispositifs d'individualisation des frais télé-relevables de chauffage, de refroidissement ou d'eau chaude sanitaire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre chaque mois au locataire les informations sur la consommation de chaleur, de froid ou d'eau chaude sanitaire.

Régularisation annuelle et justificatifs

Les charges doivent être régularisées au moins 1 fois par an en comparant :

  • Le total des provisions déjà demandées par le propriétaire au locataire

  • Et les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année

Dans un immeuble, lorsque le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit transmettre au locataire, 1 fois par an, la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau que lui a communiqué la commune ou l'EPCI compétent (le syndic, lorsque le logement est dans un immeuble en copropriété.

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire (ou l'agence immobilière) doit reverser le trop-perçu au locataire. Dans le cas contraire, le propriétaire (ou l'agence immobilière) demande un complément.

Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire doit communiquer au locataire les informations suivantes :

  • Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...)

  • Le mode de répartition des charges entre les logements. Et, si nécessaire, une note d'information sur le mode de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude collective.

Sur demande du locataire, le propriétaire doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

Durant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives.

En cas de difficultés à payer ses charges, le locataire peut demander au propriétaire des délais de paiement. Si le locataire et le propriétaire ont du mal à se parler, il est possible de faire appel (gratuitement) à un conciliateur de justice pour qu'il les aide à trouver ensemble la meilleure solution.

Régularisation tardive

Si la régularisation n'a pas été effectuée avant le 31 décembre de l'année qui suit l'année où elles sont exigibles, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Le propriétaire peut réclamer pendant 3 ans le paiement des charges ou des loyers, y compris après le départ définitif du locataire du logement. Par exemple, des charges datant de juillet 2022 peuvent être réclamées par le propriétaire jusqu'en juillet 2025.

Ce délai s'applique aussi au locataire qui a payé trop de charges et veut se faire rembourser le trop-versé.

La régularisation tardive des charges est possible quelles qu'en soient la cause :

  • Oubli

  • Ignorance

  • Négligence

Mais le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel de charges tardif s'il considère qu'il est déloyal, brutal et consécutif d'une faute du propriétaire dans l'exécution du bail (par exemple, lorsque le locataire a demandé la régularisation des charges et que le propriétaire ne lui a pas répondu).

Lorsque la régularisation des charges n'a pas été faite avant la fin de l'année civile suivant l'année de leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Pour cela, il doit envoyer une lettre au propriétaire par courrier recommandé avec accusé de réception. Il peut utiliser le modèle de lettre suivant :

En cas de difficultés à payer ses charges, le locataire peut demander au propriétaire des délais de paiement. Si le locataire et le propriétaire ont du mal à se parler, il est possible de faire appel (gratuitement) à un conciliateur de justice pour qu'il les aide à trouver ensemble la meilleure solution.

Le propriétaire peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers qui lui est dû.

Ce délai s'applique aussi au locataire qui a payé trop de charges et souhaite se faire rembourser le trop versé.

Par exemple, une dette de loyer (ou de charges) datant de juillet 2021 peut être réclamée jusqu'en juillet 2024.

À savoir
si le propriétaire n'a pas révisé le loyer à la date prévue dans le bail, il peut le faire dans l'année qui suit uniquement.

Pour en savoir plus

Modifié le 01/09/2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
source www.service-public.fr
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